Notionではデータベース同士を紐付けられる「リレーション」と紐付けたデータベースから値を参照する「ロールアップ」という機能があります。
初心者の方には分かりづらい機能の一つだと思っていますが、使いこなすと既存の色々なテンプレートをカスタマイズできるようになるので便利です。
ロールアップは違うデータベースから値を取得すること
Notionでは、データベースから違うデータベースに関連づけることを「リレーション」、その関連づいたデータベースから値を取得することを「ロールアップ」と言います。
Excelでいうと、VLOOKUP関数のようなものが近いですね。 例えば、下のような「商品一覧」と「売上記録」の2つの表があります。
このときに「売上記録」の価格を数字を手入力せず、品名から自動的に価格が出てくるようにしておくようなイメージです。
これと同じようなことがNotionでもできます。
今回の完成系
以前作ったタスク管理を、リレーションとロールアップを使ってプロジェクトを指定できるようにしたデータベースです。
タスクのステータスを「完了」にすると、「プロジェクト」の「完了数」と「完了率」の値が変わるようになっています。
やり方
まずは以下からテンプレートを複製してください。
タスクにリレーションを追加する
タスク表の右上の［＋］をクリックします。
［リレーション］をクリックします。
※プロパティの種類が多いのでバルーンの中に埋まっていることがあります。スクロールして探してみてください。
リレーション対象に「プロジェクト」を選択してクリックします。
制限を「1ページ」、プロジェクトに表示を「ON」にして、［リレーションを追加］をクリックします。
新しいプロパティとして「プロジェクト」を追加は出来ているものの、非表示になっているのでそれを表示できるようにします。
表の右上の「･･･」をクリックします。
「プロジェクト」右の目のアイコンをクリックします。
これでタスクのデータベースには「プロジェクト」、プロジェクトのデータベースには「タスク」が追加できました。
タスクにプロジェクトを関連づける
プロジェクトに関連づけたいタスクの「プロジェクトのセル」をクリックし、関連先のタイトルをクリックします。
このときにプロジェクト表では「タスク」に関連づいたページタイトルが表示されているのが確認できます。
ポイント
タスクにプロジェクトを関連づけると、下の図のようにプロジェクトの1つと関連づいて、プロジェクトのデータベースの情報をロールアップで取得できるようになります。
プロジェクトに関連づいているタスクを表示する
プロジェクトの達成率を計算式は「完了したタスク数 ÷ タスクの総数」となるので、それぞれ列を追加していきます。
表の右上「＋」をクリックします。
「ロールアップ」をクリックします。
①プロパティ名を「タスク総数」として、②プロパティを「タスク」、計算を「すべてカウント」にします。
これで「タスク総数」が表の列に追加できました。
完了したタスクを計算する
次に完了したタスクをカウントする必要がありますが、ロールアップには「ステータスがDoneのとき」といった条件を付けてカウントすることができません。
そのため、ロールアップする前に条件を付けておく必要があります。 具体的にはタスク表に「完了だったら『1』にする」といった関数の列を作り、プロジェクト表からその合計数をロールアップします。
タスク表の右の［＋］をクリックします。
［関数］をクリックします。
①プロパティ名を「完了」とし、②「関数 編集」をクリックします。
①関数の中には次のように入力します。
prop("ステータス") == "🙌 完了"入力し終わったら、②［完了］をクリックします。
次にプロジェクトの表の右の［＋］をクリックします。
［ロールアップ］をクリックします。
①プロパティ名に「完了数」と入力して、②「リレーション 選択」をクリックして、③［タスク］をクリックします。
①［プロパティ］を完了、②［計算］をクリックして③「チェックあり」をクリックします。
これで完了数が表示されるようになりました。
プロジェクトの表の右側の［＋］をクリックします。
［関数］をクリックします。
①プロパティの名前に「達成率」と入力し、②「関数 編集」をクリックします。 そして③数式を入力し、④［完了］ボタンをクリックします。
prop("完了数") / prop("タスク総数")
①［数値の形式］を「パーセント」にして、②表示方法から「リング」をクリックします。
これで表としての機能は完成しました。
最後に一覧する上では邪魔になりそうな列を非表示にしたり、列を並べ替えるとできあがります。
完成したテンプレートのダウンロード
完成したテンプレートは以下から複製できます。
まとめ
機能を知るだけでは使いこなすのが難しいリレーションとロールアップですが、1ステップ・1ステップとじっくり進めると、データベースがどのような動きをしているのか理解できると思います。
配布されているテンプレートの多くはこの機能を利用して、親子関係のあるデータベースを作っています。気になったテンプレートがあったら、プロパティを覗くと発見ができて面白かったです。
今日はここまで。
