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Notionのデータベースでサブアイテムを使う

Notionでは2022年12月16日からデータベースの項目に子どもを作れるようになりました。

どういうことかというと、タスク管理にNotionのデータベース機能を使うと、「子タスク」をかんたんに作れるようになります。今日はタスク管理表から子タスクを追加する方法を紹介していきます。

目次

Notionのタスク管理で子タスクを追加できるようにする方法

タスク管理表に子タスクを追加するには、「並び替え」の右の[・・・]をクリックします。

[サブアイテム  なし]をクリックします。

「名前の変更(任意)」の入力欄に、上には「子タスク」、下には「親タスク」と入力し、[作成]ボタンをクリックします。

設定は一旦ここまでです。 これで「新規サブアイテム」が追加されているのが確認できるのがわかると思います。

子タスクを追加する方法

この「新規サブアイテム」をクリックすると、子タスクを入力できるようになっています。

そして親タスクと同じように、期限やタグも設定できるようになっています。

親子関係を作ったタスク管理表から不要な要素を非表示にする

ここで注目したいのが、列にさっき入力した「子タスク」「親タスク」が自動的に追加されている点です。

この部分は子タスクを追加すると、自動的に該当する親タスク・子タスクの列に追加されていきます。ちょっと見ていて気持ちいいです。

しかし、タスクを一覧する上では場所を取ってしまい一覧性がなくなってしまうので、非表示にすることをおすすめします。
非表示にしたい「子タスク」の列名を右クリックして、「ビューで非表示」をクリックします。

↓ 同様に「親タスク」の列名を右クリックし、「ビューで非表示」をクリックします。

これで親子関係のタスクを作れる状態でもとタスク管理表とほぼ変わらない感じに戻りました。

Notionで親子関係のタスクを作るときの注意点

何個かサブタスクを使ってタスク管理をしている中で、困ったことがあったので紹介しておきます。

親子関係は3階層ぐらいまでにしておく

極限まで試してはいませんが、親子関係はほぼ無制限に作れるような気がします。

いくらでも作れるからと親子関係を10階層まで作ってみたら、このようなことになってしまいました。

かなり見づらいですね。 タスクを分解しすぎて新しい子タスクを作るときに「何層目のタスクだったかな」となってしまい、違う階層にタスクを作ってしまう可能性が高くなってしまいます。

あまり深い親子関係は作らず基本は2階層で済ませたいところですね。

グループ化しても1階層目までのデータしかまとめられない

親タスクの期限を設定せず子タスクの期限を設定しても、親タスクの期限に従ってグループ分けされてしまいます。

これはどういうことかというと、日付でグルーピングしても子タスクに期限を設定してても無視されてしまい、親タスクの期限だけででグループ化されてしまいます。 本来なら「今後7日間」に入っていてほしいサブタスクが「期限なし」の中に入ってしまっています。

これはクリティカルにイケてない部分かなと思っていますが、現状は自分で目視で探す方法しかないように思います。機能改善されるまではガマンです。

まとめ

今回はNotionのデータベース機能の「サブアイテム」の設定方法とその注意点を紹介しました。サブアイテムは手軽に親子関係を作れるので積極的に使っていきたい機能ですね。

ただし、サブアイテムはほぼ無制限に階層が作れてしまうので、使う場合は3階層までと制限したり、また、親アイテムのプロパティでしかグループ化できないのでサブアイテムについてはテーブルビューなどの一覧性の高いビューでプロパティを目視する必要があります。

もうちょっと機能が充実してくれるとありがたいですね。 今日はここまで。

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この記事を書いた人

プログラミング・Notion・デザインが大好き。
エンジニア→デザイナー→ディレクターそれぞれ数年経験してフリーランスになるものの職場が欲しくなり会社員に。今はデータ分析のお仕事をしています。

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